2a Tietosuojakysymyksiä

Tehtävänämme oli pohtia tietosuojakysymyksiä työyhteisön näkökulmasta. Tehtävä suoritettiin opintojakson omalla keskustelu- alueella. Tehtävässä oli tarkoituksena tuottaa kaksi tekstiä, joko aloittaen itse keskustelun tai kirjoittaen vastauksen toisen aloittamaan keskusteluun. Valitsin kaksi keskustelua, joihin kirjoitin vastaukset. Keskustelujen aiheet olivat suurin tietoturvariski ovat yrityksen työntekijät? sekä saikulla vai poissa. Huomasin vasta jälkikäteen, että keskustelualueella olisi ollut todella mielenkiintoinen otsikko koskien autojen navigaattorien tietosuojariskiä. 

Omassa työyhteisössäni käsitellään asiakastietoja ja siksi myös tietosuojaan liittyviä seikkoja on paljon käyty läpi. Sähköisissä asiakastietojärjestelmissä on tarkat ja tiukat pelisäännöt asiakastietojen kirjaamisesta. Sähköisessä tietojärjestelmässä on myös määritelty estoin, kenellä on lukuoikeus mihinkin tekstiin. Tietojärjestelmään jää kaikesta toiminnasta jälki, joten pääkäyttäjä pystyy tarvittaessa tarkistamaan, onko tietojärjestelmää käytetty, kuten pitäisi.

Tietosuojakysymykset tulevat esille myös kalenterin täyttämisessä sekä sen säilyttämisessä. Oma riskinsä on siinä, että kalenteri kulkee asiakastilanteissa mukana. Olemme vähitellen siirtyneet sähköisiin kalenterijärjestelmiin paperisen sijaan. Sähköisessäkin kalenterissa on varmasti omat huonot puolensa, mutta paperisen kalenterin jäädessä pois jää pois myös sen kuljettamisen aiheuttamat tietosuojaan liittyvät riskit. Sääntönä onkin ollut, että sekä kalenteri että puhelin on vietävä toimistolle työpäivän päätteeksi. 

Toinen keskustelu, johon kirjoitin vastineen koski työvuorolistojen ja tarkennettuna sairastumisten sekä poissaolojen näkyvillä oloa työyhteisössä. Työyhteisössämme on muutamia vastuuhenkilöitä, jotka vievät listat koneelle. Teemme kuitenkin itsenäisesti listan käsin, johon voimme suunnitella tietyn kaavan mukaan työvuoromme. Listasuunnitelmat ovat esillä esimiehen huoneessa, ei siis yleisissä tiloissa. Joskus poissaolot kuitenkin vaativat sitä, että joku toinen ottaisi tehtäväkseen poissaolijan työt. Oman listani poissaolot näkee esimieheni lisäksi vastuuhenkilö, jonka syöttää antamani tiedot koneelle. Työssä, jota toteutetaan itsenäisesti ja kotikäyntejä tehden, on kuitenkin tärkeää miettiä listojen merkitystä myös työturvallisuuden kannalta. Olisiko tärkeää tietää ketä missäkin vuorossa on? Toisaalta tämän ratkaisemme usein niin, että voi itse kertoa työkaverille, mihin päin on lähdössä käynnille ja että milloin suunnilleen saapuu toimistolle takaisin.

Tietosuojakysymyksiä pohdittaessa on mielenkiintoista pohtia myös sitä dataa, jota jaamme esim. auton tai puhelimen navigaattorin välityksellä liikkumisestamme. Puhelimen navigaattori yhdistää parhaassa tapauksessa kaikki ajetut reitit minuutti- aikatauluksi, josta antaa kuukausittaisen raportin. Miten tällaisessa tilanteessa käy tietosuojalle, kun on kysymys asiakasajosta? Auton navigaattorin tyhjääminen on tärkeää, mikäli autolla ajaa asiakasajoa ja varsinkin, jos auto on muillakin perheenjäsenillä käytössä. Riittääkö tämä takaamaan tietosuojan?  

Tietosuojan muistaminen jokapäiväisessä työssä on tärkeää erityisesti käsiteltyjen tietojen kannalta. Sosiaalisen median sisällöistä vastaavilla henkilöillä tulisi olla erityisen hyvin hallussa tietosuojaan liittyvät asiat. Jokaisen työntekijän on pohdittava omalta kohdaltaan, kuinka suojaa omia henkilökohtaisia tietoja. Voi olla tarpeen miettiä, onko oma numero kaikkien löydettävissä. Omaa autoa työssä käyttävän on hyvä pohtia, olisiko auton rekisteritiedot tarpeellista salata.